Digitalizace školství není jen o interaktivních tabulích a tabletech ve výuce. Tou největší změnou, která nás v nejbližší době čeká, je přechod na elektronickou správu dokumentů. Nejpozději do 1. ledna 2027 musí všechna školská
zařízení vést spisovou službu výhradně v elektronické podobě.
Rok se může zdát jako dlouhá doba, ale pro hladký přechod, zaškolení personálu a integraci systémů je nejvyšší čas začít právě teď!
Při výběru elektronické spisové služby (eSSL) by neměla hrát hlavní roli pouze cena. Rozhodujícím faktorem je i ATESTACE. Atestovaný systém (jako je GINIS) vám dává právní jistotu, že splňujete přísné legislativní požadavky, standardy pro dlouhodobé ukládání dokumentů a skartační procesy.
Od 1. července 2025 už nesmí dodavatelé nabízet veřejnoprávním původcům neatestované systémy spisové služby, přičemž stávající řešení lze provozovat pouze přechodně. Od 1. ledna 2027 musí obce, města, kraje i jejich organizace pracovat výhradně s eSSL odpovídající nové legislativě. Některé menší subjekty mají sice výjimku z povinnosti používat atestovaný systém, nikdo však nemá výjimku z povinnosti provozovat spisovou službu v souladu se zákonem.
„Atest je oficiálním potvrzením, že daný systém eSSL splňuje vše, co má ze zákona splňovat. Pokud si tedy původce, který nemusí provozovat atestovanou eSSL, pořídí systém s atestem, může si být jistý, že tento splňuje vše, co legislativa vyžaduje. Tato jistota se neopírá jen o prohlášení výrobce, ale opírá se o atestaci České agentury pro standardizaci, nezávislého atestačního střediska Ministerstva vnitra České republiky,“ říká hlavní metodik spisové služby Miroslav Čejka ze společnosti Gordic.
Spisovka s vazbou na Bakaláře
Unikátní služba pokrývající všechny základní potřeby současných vzdělávacích institucí, včetně plnění zákonných legislativních požadavků, vznikla spojením nejpoužívanějšího informačního systému v české veřejné správě GINIS od společnosti Gordic a školského systému Bakáláři v prostředí cloudu Microsoft Azure.
Spisová služba GINIS SSD je šita na míru školským zařízením hledajícím moderní řešení, které umožňuje spravovat všechny každodenní agendy školských pracovníků v jednoduché a uživatelsky přívětivé webové aplikaci. Všechny dokumenty mají díky provozu v cloudu dostupné kdykoliv a odkudkoliv, jednoduše, bezpečně a s nižšími nároky na vlastní vybavení.
Napojení spisové služby GINIS SSD na nejpoužívanější školský systém Bakaláři umožňuje nejen samotné předávání dokumentů, ale především řeší oblast přijímacího řízení. Veškeré dokumenty z této agendy jsou v digitální podobě a není potřeba je tisknout, složitě přiřazovat a fyzicky odesílat.
Elektronické podání přihlášky se ve spisové službě zaeviduje do spisu a následně jedním tlačítkem dokument uloží do systému Bakaláři, kde s ním lze dále pracovat. Jednoduše tak lze vytvořit novou kartu uchazeče, zaevidovat dokument k již existujícímu uchazeči, spravovat rozhodnutí o přijetí nebo zadat odeslání zásilky odesílateli apod. Veškeré související kroky se na pozadí evidují zpět do spisové služby, kde je dokument uložen a předán k archivaci.
◾Pomáháme vám usnadnit vaši práci◾
