Od 1.1.2026 budou školy v České republice povinné vést elektronickou spisovou službu. Město Ostrov nasazuje systém GINIS v 11. svých příspěvkových organizacích.
A to včetně škol, domu kultury, knihovny a domu dětí a mládeže.
GINIS je komplexním řešením pro správu elektronických dokumentů a splňuje veškeré legislativní požadavky. Vítězné řešení spisové služby GINIS SSD Education budou využívat nejen základní a mateřské školy, ale také Dům kultury Ostrov, Městská knihovna Ostrov a Městský dům dětí a mládeže Ostrov.
Město Ostrov je moderním rezidenčním městem se 16 000 obyvateli v sousedství Karlových Varů. Součástí instalace komplexního řešení evidence, oběhu a ukládání elektronických dokumentů v souladu se specifickými legislativními nařízeními v 11 příspěvkových organizací zřizovaných Městem Ostrov je i zaškolení administrátorů a uživatelů systému a následné poskytování služeb technické podpory.
Legislativní povinnosti pro škol
Systém elektronické spisové služby GINIS v edici pro školská zařízení aktuálně platné legislativy i jednoduchost provozu. Ginis umožňuje automatizovat řadu rutinních administrativních činností pracovníků škol, mimo jiné i obsluhu datové schránky nebo propojení s ekonomickými agendami, díky čemuž se zjednoduší správa i následná skartace ekonomických dokladů.
GINIS nabízí řadu funkcí spojených se správou digitálních dokumentů podle evropského nařízení eIDAS včetně elektronických podpisů. Organizace se přitom může rozhodnout, jestli bude systém provozovat na svém vlastním hardwaru nebo v cloudu MS Azure.
Spisovka GINIS nejen pro školy
Systém elektronické spisové služby Ginis SSD je vhodný pro jakýkoliv typ příspěvkové organizace. Nutnost pořízení systému eSSL ve školských zařízeních tak může být pro zřizovatele příspěvkových organizací příležitostí, jak nákladově efektivně vyřešit problémy i dalších jimi zřizovaných organizací, které se stejně jako školy potýkají s nárůstem digitálních dokumentů, a elektronickou spisovou službu pro ně výhodně pořídit v rámci jednoho projektu.
„Motivací pro zavedení elektronické spisové služby pro nás byl blížící se termín 1. 1. 2026, od kterého nám legislativa ukládá povinnosti vést elektronickou spisovou službu pro školská zařízení. V rámci výrazné úspory zdrojů jsme se rozhodli implementovat stejné řešení pro všechny naše příspěvkové organizace současně,“ řekl David Hanakovič, starosta Města Ostrov.
„Od řešení společnosti GORDIC si slibujeme nejen splnění legislativní povinnosti, ale i to, že software a s ním spojená podpora ze strany dodavatele pomůže pracovníkům v našich organizacích pracovat s dokumenty jednotně a metodicky správně." dodal starosta.
„Spisová služba GINIS v edicích Education je šitá na míru školským zařízením, kterým umožňuje spravovat dokumenty v jednoduchém a uživatelsky přívětivém prostředí. Potřebují k tomu pouze internetový prohlížeč. Námi speciálně připravený licenční balíček obsahuje vše, co škola může ke své činnosti potřebovat. Zároveň nyní testujeme integraci s nejpoužívanějším školským systémem Bakaláři, která školám usnadní celý proces přijímacího řízení nebo zápisu,“ řekl Vladimír Přech, ředitel obchodně právní sekce společnosti Gordic.
