Od 1. 1. 2027 budou všechny školy v ČR povinny vést spisovou službu výhradně v elektronické podobě. Tento krok přináší tzv. zákon DEPO a novela archivního zákona, které ruší možnost vedení dokumentace v tradiční papírové formě.
Některé školy se na tuto změnu připravují již nyní.
Jednou ze škol, které na Elektronickou spisovou službu společnosti Gordic už přešly, je i Střední škola dostihového sportu a jezdectví v Praze. Díky modernímu systému mají administrativní pracovníci k dispozici rychlejší a efektivnější způsob práce s dokumenty.
Zeptali jsme se administrativní asistentky Hany Jiříčkové, jak tato změna ovlivnila jejich každodenní činnost a jak hodnotí práci s Elektronickou spisovou službu.
Jak dlouho využíváte naši Elektronickou spisovou službu?
Nejsem si zcela jistá, ale tuším, že už od roku 2015.
Vzpomínáte si, jak dlouho trvala implementace tohoto nástroje?
Myslím si, že do měsíce jsme již spisovou službu plnohodnotně používali.
Usnadňuje vám Elektronická spisová služba vaši práci?
Rozhodně ano. U papírových dokumentů je sice více práce s tím, že se musí naskenovat, ale výhody určitě převažují. Jednou zadáte adresu a už ji máte uloženou, nemusíte ji znovu vypisovat.
A co opravdu velmi oceňuji, je vyhledávání dokumentů. Když potřebujete nějaký najít, tak je to s papírovou spisovou službou nesrovnatelné.
Gordic nabízí také online školení na spisovou službu. Využíváte je?
Ano, vaše online školení jsou fajn a velmi přínosná. Jsou pro uživatele pohodlná, nemusíte nikam jezdit. Oceňuji, že jsou názorná, přímo na svém monitoru vidíte, co a jak funguje. Proto velmi ráda využívám možnost přihlásit se na vaše online školení. Všem je vřele doporučuji.
Jak hodnotíte naši technickou podporu?
Na výbornou. Cokoliv potřebujeme, vždy se nám vaše technická podpora snaží vyjít co nejdříve vstříc.
Je něco, co byste ve spisové službě změnila nebo uvítala?
Ano, já osobně bych uvítala propojení na školní systémy (například Bakaláři), aby se nemusely přepisovat adresy. Potom možná nějaké zjednodušení ovládání, někdy mám pocit, že musím třikrát odkliknout tu samou věc.
