ÚOHS poskytuje od loňského roku přístup do spisu digitálně. Celý proces od podání žádosti do realizace náhledu je plně distanční, bez nutnosti osobní návštěvy.
Pojem digitalizace je dnes ve veřejném prostoru všudypřítomný.
Většina veřejnosti se shoduje na tom, že by se digitalizovat mělo, ať už z důvodu většího komfortu na straně občanů, tak i zrychlení a zlevnění výkonu veřejné správy na straně veřejných institucí.
Jaké digitální služby ale nabídnout, aby o ně byl skutečně zájem?
Domníváme se, že vzhledem ke své četnosti a opakovatelnosti vzdálené nahlížení do správních spisů právě takovou službou je. S touto potřebou se může setkat každý z nás v roli účastníka správního řízení. Ať už řešíme svou soukromou záležitost, nebo zastupujeme v takovém řízení právnickou osobu. V současnosti vypadá praxe asi tak, že v doručeném úředním dopise najdeme telefonní číslo, kam si máme zavolat, pokud chceme do příslušného spisu nahlédnout. Nastává fáze dojednávání, kdy bude příslušná pracovnice k dispozici, a poté cesta k osobnímu asistovanému nahlédnutí do šanonu nebo spisu v elektronické službě.
Cílem projektu, který v letech 2021 až 2022 realizoval Úřad na ochranu hospodářské soutěže, bylo ten diskomfort odstranit. Tedy provést celý proces od podání žádosti do realizace náhledu plně distančně bez osobní návštěvy úřadu. Od poloviny loňského roku úřad poskytuje službu umožňující oprávněným osobám (nejčastěji účastníkům správních řízení nebo jejich zástupcům) seznámit se s obsahem správního spisu, aniž by musely úřad navštívit osobně. Stačí pouze vyplnit žádost a odeslat na úřad. nahlizeni.uohs.cz
Účastník správního řízení může žádat o vzdálený přístup do spisu správního řízení třemi způsoby:
- elektronicky podepsanou žádostí zaslanou e-mailem
- datovou schránkou na podatelnu
- podpisem vygenerovaného PDF přímo v systému nebo odesláním vygenerovaného PDF prostřednictvím datové schránky
V procesu žádosti figuruje také plná moc, kterou lze odeslat formou přílohy. Systém uchovává historii žádostí.
O nahlížení podaných touto cestou včetně kompletní sady dat vyplněných ve formuláři. Po vyřízení žádosti je osoba oprávněná ke vzdálenému přístupu informována e-mailem či datovou zprávou. Poté má umožněn vzdálený přístup do správního spisu, včetně stažení jeho obsahu. K ověření totožnosti účastníka řízení či oprávněné osoby dochází prostřednictvím kvalifikovaného prostředku elektronické identifikace (NIA) s úrovní důvěry minimálně značná, tedy například datovou schránkou nebo bankovní identitou.
K zajištění nahlížení jsou pořizovány digitální repliky obsahu spisu ve výstupních souborových formátech. Účastník řízení má k dispozici repliku spisu v rozsahu odpovídajícímu stavu k datu vyřízení žádosti.
Není nutná asistence zaměstnance úřadu, jinak nezbytná při nahlížení přímo do systému elektronické spisové služby. Pro větší bezpečnost jsou tyto dokumenty uloženy v zabezpečeném úložišti odděleně od samotného elektronického systému spisové služby. Doba, po kterou jsou dostupné, je uživatelsky nastavitelná. Každý přístup k souborům je zaznamenán v transakčním logu úložiště.
Předpokladem správného fungování celého řešení je registrace úřadu (OVM) jako poskytovatele služeb, provozování Portálu občana GINIS (zajistí funkční napojení na NIA) a samozřejmě řádně vedená elektronická spisová služba, obsahující všechny dokumenty řízení v elektronické podobě.
A ještě to nejdůležitější chuť zlepšovat stav digitální komunikace s veřejností.
